การจัดเก็บเอกสารให้ค้นหาง่าย และ ต้นทุนต่ำ

[Chanapot]

วิทยากร: อาจารย์วรรณรีย์  บี้สมบูรณ์
ปริญญาโท   บริหารธุรกิจมหาบัณฑิต  (MBA)  มหาวิทยาลัยรามคำแหงInternal Audit ISO ที่ บริษัท กรุงเทพคลังเอกสารจำกัด
หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service Section Head) ดูแลส่วนงานบริการลูกค้าและมีประสบการณ์ในการการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบมาตรฐานสากลมากกว่า 18   ปี หลักการและเหตุผล :         ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร    อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือใช้อ้างอิงในธุรกรรมทางธุรกิจ  ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ภาครัฐ ที่อาจเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือมีการตรวจสอบเอกสารทางบัญชี  เอกสารต่าง ๆ ที่องค์กรเกี่ยวข้อง กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือหากมีการเคลมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งต้องหาเอกสารมายืนยัน  การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง  จากเหตุการณ์เหล่านี้  ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ  ควรมีวิธีการ มาตรฐานเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุเอกสารทางกฎหมายเป็นเรื่องสำคัญจะทำลายได้หรือไม่ และในยุค 4.0 ที่ต้องใช้ความรวดเร็วในการทำงาน การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง   องค์กรจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพวัตถุประสงค์ :1. เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย2. เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้เอกสาร3. เพื่อการเรียนรู้แนวทางในอนาคตในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หัวข้ออบรม :1. เรียนรู้ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ2. เรียนรู้วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร3. เรียนรู้เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ควรจัดเก็บในองค์กร4. เรียนรู้หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กรที่เหมาะสม5. เรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร6. เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากลเพื่อมาประยุกต์ใช้ในองค์กร7. เรียนรู้วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร   การทำดัชนี  เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก8. เรียนรู้โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์9. เรียนรู้การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ10. เรียนรู้การวางระบบที่จัดเก็บ (Location) การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ (คลังเก็บ)11. เรียนรู้การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายที่ถูกต้อง12. เรียนรู้ ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท13. เรียนรู้แนวทางในอนาคตในการใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน  เข้าถึงเอกสารและการปฏิบัติงานที่รวดเร็วขึ้น14. สรุป  ถาม - ตอบหมายเหตุ หัวข้อที่เสนอสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้าหรือตามความคิดเห็นของวิทยากร สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร.086-318-3151
  ดูหลักสูตรอื่นๆเพื่อเติมได้เลยที่ http://hipotraining.co.th 
  ดูสไตล์การสอนของวิทยากรได้ที่ https://www.youtube.com/user/hipotraining

[luktan1479]

รายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ

Tel. : 086-318-3151
E-mail : hipotraining@gmail.com
Website : www.hipotraining.co.th
ID Line@ : @761mvknp

[Chanapot]

รายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ

Tel. : 086-318-3151
E-mail : hipotraining@gmail.com
Website : www.hipotraining.co.th
ID Line@ : @761mvknp